Há muitos pontos positivos em ter seu próprio servidor de e-mail: privacidade, flexibilidade e controle do seu próprio destino. Por outro lado, normalmente, você terá que fazer mais do que simplesmente instalar uma pacote de software e clicar no botão Ir!

O ecossistema de e-mail tem uma infinidade de pequenas complexidades encobertas, mas, geralmente, são as coisas mais básicas que realmente ajudam os administradores de servidor de e-mail a fazer a coisa certa. Veja aqui as nossas dicas para o sucesso do e-mail — você certamente começará bem se implementar todas elas.

1) Ter um DNS reverso válido para o seu servidor de e-mail

E-mails são altamente dependentes de DNS. Geralmente, a primeira coisa que precisa ser configurada é o registro MX para dizer ao mundo para onde enviar e-mails de um domínio específico. Contudo, o DNS tem um papel ainda mais importante quando envia e-mails: o seu servidor de e-mail precisa ter o DNS reverso correto configurado.

Ter um DNS reverso válido (também chamado de registro PTR) é, em geral, o requisito mais básico de todos para que o seu e-mail seja aceito em qualquer lugar. Funciona ainda melhor se o valor da reversão apontar de volta para o IP: o DNS corresponde na ida e na volta.

2) Ter um endereço IP dedicado para o seu servidor de e-mail e limitar o uso da porta de saída 25

É fácil misturar, por exemplo, o tráfego do escritório e o tráfego do servidor de e-mail quando tudo acontece por trás do mesmo IP. Mas isso pode causar problemas: os dispositivos comprometidos dos usuários finais poderão fazer estragos online enquanto usam o mesmo endereço IP externo do servidor de e-mail.

Obtenha um endereço IP dedicado para o seu servidor de e-mail ou assegure que haja regras de firewall vigentes que limitem o uso da porta de saída 25 aos servidores de e-mail. Isso pode evitar muitos problemas.

3) Rotear TODO o tráfego de e-mail através dos seus servidores de e-mail

Os e-mails nem sempre se originam de clientes de e-mail de dentro da sua organização: servidores, impressoras e outros dispositivos também podem, ocasionalmente, enviar uma mensagem.

Roteie todo o tráfego já mencionado através do seu servidor de e-mail, o que permite que você saiba o que está sendo enviado e para onde. Além disso, assegure-se de que as mensagens estejam sendo enviadas corretamente.

Por último, no caso de haver algum problema interno, os controles antispam apropriados evitarão que os danos vazem para fora da rede.

4) Rejeitar o máximo possível de e-mails maliciosos na conexão de e-mail inicial e na conexão SMTP

O SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pode informar o remetente sobre o resultado da entrega. Portanto, rejeitar o máximo possível de e-mails maliciosos ou potencialmente maliciosos durante a transmissão informará o remetente de imediato que o e-mail não chegou ao destinatário.

Usar esse recurso deixa sempre claro ao remetente que a entrega falhou, o que evita constrangimento entre as duas partes. Aceitar um e-mail inicialmente para depois devolvê-lo não é considerado uma boa prática.

5) Implantar autenticação de e-mail

Devido à forma como o protocolo SMTP foi desenvolvido, fica fácil para qualquer um que envie um e-mail malicioso usar domínios que não lhe pertencem. Mas graças aos padrões SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance), também fica fácil limitar os danos que podem ser causados.

Implante-os onde e quando puder, pois isso evitará danos caso alguém decida enviar e-mails em seu nome. Juntos, SPF, DKIM e DMARC costumam ser vistos como autenticação de e-mail.

6) Configurar um registro SPF no seu DNS

Sempre configure um registro SPF (Sender Policy Framework) no seu DNS e certifique-se de que ele seja o mais específico possível, limitando os endereços IP que têm permissão de enviar pelo seu domínio. Configure também o DKIM para assinar seus e-mails enviados. Adicionar esses dois critérios aumenta a solidez da sua configuração de e-mail.

7) Configurar o DKIM para assinar seus e-mails

Enquanto o SPF permite que um receptor verifique se um endereço IP tem permissão para enviar e-mail usando o seu domínio, o DKIM permite verificar se o e-mail que diz vir de um domínio /foi realmente/ autorizado pelo proprietário do domínio. De novo, quando usar DNS, você pode realizar uma busca para obter uma chave pública para verificar partes do e-mail. Isso praticamente elimina a falsificação de domínio no e-mail.

8) Configurar DMARC para resolver problemas do receptor se o SPF ou o DKIM falhar.

Mesmo que o SPF e o DKIM sejam usados para verificação, não está claro ainda o que o receptor deve fazer quando um deles falha. O DMARC resolve esse problema publicando uma política no DNS.

9) Usar o mesmo nome de domínio para o DNS direto e reverso, e toda a autenticação

Usar o mesmo domínio sempre que possível para todas essas dicas é o melhor que você pode fazer. Para o destinatário, fica muito mais fácil ver que é você quem está se comunicando com ele, não um impostor.

Use o mesmo nome de domínio para o DNS direto e reverso para o remetente do e-mail e toda a autenticação. Na indústria, isso é chamado de alinhamento, para nós, isso é bom senso.

10) Escolher seu domínio com sabedoria, utilizando os subdomínios corretamente

Muitas das dicas que compartilhamos com você estão relacionadas a DNS, o que significa que há um nome de domínio envolvido. Escolha seu nome de domínio com sabedoria, pois muitos sistemas de e-mail levarão em consideração a reputação do domínio ao determinar como tratar uma mensagem de e-mail.

Definir todos os padrões de autenticação pode melhorar a reputação do seu domínio. Por fim, sempre que possível, use o seu domínio comercial principal: é muito melhor ter “marketing.exemplo.com” e “novidades.exemplo.com” em vez de “exemplo-novidades.com” e “exemplo-mkt.com”.

11) Sempre aplicar práticas sólidas de filtragem de e-mail

Ao aceitar um e-mail, tenha muita cautela. Sempre aplique práticas de filtragem adequadas para evitar que e-mails maliciosos sejam entregues a seus usuários. Não é possível impedir que e-mails nocivos sejam enviados, mas você certamente pode ajudar quando se trata de aceitá-los: aceite só os bons, deixando para trás os nocivos e ofensivos.

Rodando macio…

Se todas as dicas que sugerimos forem implementadas, você vai descobrir que ter seu próprio serviço de e-mail não deve ser sinônimo de dor de cabeça. Em troca, você vai ter a liberdade de fazer tudo do seu jeito, mantendo o controle do seu próprio destino.

Agora é hora de focarmos nas ++listas de bloqueio de sistema de nome de domínio (DNSBL)++, que podem ajudar você a lidar com spams e com a entrada de outros e-mails maliciosos. Até lá, cuide de seus e-mails!

Now it’s time to focus on Domain Name Server Blocklists (DNSBLs), which can help you deal with spam and other malicious inbound emails. Until then: safe mailing!

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