Seis vantagens de ter o seu próprio servidor de e-mail

1. Seu fluxo de e-mails pode ser personalizado para se ajustar às reais necessidades do seu negócio

Nenhuma indústria ou setor é igual.  Todos nós temos diferentes formas de trabalhar, e isso inclui diferentes perfis de risco.  Uma instalação hospitalar terá uma postura de segurança inteiramente diferente da postura de uma loja de departamento.  O padrão não é o mesmo para todos!

Para atender a requisitos específicos do perfil de risco da sua empresa, você pode personalizar o seu fluxo de e-mails. Por exemplo, você pode ajustar seus filtros de spam para bloquear categoricamente países dos quais você nunca recebe e-mail ou garantir a aceitação de mensagens que correspondam a padrões específicos, comumente dispostos em uma lista de exceções.

2. Você arca com a responsabilidade de manter os dados privados e confidenciais

Você deve estar se perguntando se quer mesmo carregar esse fardo.  Não obstante, dados são um ativo precioso, e o fluxo de e-mails da sua empresa é parte desse ativo.  Nos últimos anos, ouvimos muitas histórias sobre coleta de dados, inclusive o escândalo da privacidade de dados do Facebook.

Quando um e-mail está em trânsito, ele é criptografado de ponta a ponta, não importa se você tem a sua própria infraestrutura de e-mail ou se terceirizou o serviço.  Entretanto, quando o e-mail é entregue no servidor, ele é descriptografado.  Nesse momento, ele fica aberto à inspeção por terceiros, se assim quiserem.

Observamos casos no passado em que os termos e condições dos provedores permitiam pesquisar o conteúdo dos e-mails dos clientes para auxiliar na busca de contraventores!

Uma quebra de segurança a menos: se você tiver seu próprio servidor de e-mail, o conteúdo dos seus e-mails não pode ser acessado por nenhuma outra entidade.

3. Você terá um controle mais rigoroso dos seus dados

Se você terceirizar seu serviço de e-mail, os dados podem ficar sujeitos a regulamentações do país onde seu provedor se encontra. Por exemplo, se o seu provedor estiver situado nos EUA, e o governo dos EUA exigir que os dados sejam compartilhados, seu provedor terá que liberá-los.

Não estamos dizendo que o governo de outros países não solicitarão seus dados, se assim quisessem, mas você terá maior clareza e controle do que acontece.

4. Você é responsável pelo seu próprio destino… inclusive níveis de serviço

Interrupções acontecem — isso é fato e todos sabemos disso.  Em um passado não muito distante, a Microsoft enfrentou problemas de serviço que afetaram usuários no mundo todo por horas.  Não ter o controle de situações como essas pode ser problemático. Entretanto, se você for diretamente responsável pela sua infraestrutura de e-mail, terá o controle direto.  Você comanda seu próprio destino.

5. As más práticas de envio dos outros não causarão impacto negativo para você

Mesmo que você tenha as melhores práticas de envio de e-mail do mundo, se o seu serviço de e-mail estiver hospedado no mesmo servidor de e-mail de uma organização que está espalhando spam e outros e-mails maliciosos, as chances são de que você entrará em alguma lista de bloqueio.

Essas chances aumentam significativamente se o provedor que gerencia o servidor de e-mail for lento para responder a denúncias de uso indevido e permitir que organizações duvidosas continuem a operar na rede, fazendo sua reputação despencar.

 6. Você não estará sob o comando do suporte técnico para lidar com problemas

“Aguarde na linha, leitor. No momento, estamos recebendo um grande número de chamadas. Sua ligação é muito importante para nós. Você será atendido… em quarenta minutos.”  Em algum momento ou de alguma forma, todos já sentimos o desespero de tentar resolver um problema crítico para os negócios através de um departamento de assistência técnica.  Ou o tempo de resposta é lento ou pode faltar conhecimento técnico.

Se você tiver seu próprio servidor de e-mail, será capaz de reparar falhas na entrega de mensagens e outras questões relacionadas com rapidez.  Um ponto de especial utilidade é a capacidade de buscar os motivos por trás dos falsos positivos e corrigi-los imediatamente.

Deveríamos todos então administrar nossos próprios servidores de e-mail?

Não! Nós sabemos que administrar a própria infraestrutura de e-mail é algo que não se aplica a todos. De fato, quando servidores de e-mail não são configurados corretamente, vários problemas podem surgir, inclusive deficiência na segurança e entrega.

Contudo, acreditamos que as equipes de TI e o pessoal nos cargos executivos precisam deliberar com cuidado sobre como gerenciam seu serviço de e-mail, incluindo as vantagens de voltar a usar um servidor in loco. Se isso for algo que você está pensando em fazer, ou se já estiver fazendo, ++leia as nossas dicas sobre como ter seu próprio servidor de e-mail++ e confira algumas ações simples que vão fazer disso um sucesso.