Sechs Vorteile eines eigenen E-Mail-Servers

1. Sie können Ihren E-Mail-Fluss ganz genau auf Ihre Geschäftsanforderungen abstimmen

Keine Branche ist wie die andere, und auch innerhalb einer Branche sind alle Unternehmen verschieden.  Alle haben unterschiedliche Arbeitsweisen und unterschiedliche Risikoprofile.  Eine medizinische Einrichtung hat ganz andere Sicherheitsanforderungen als ein Kaufhaus.  Eine Einheitslösung wäre hier völlig fehl am Platz!

Um die spezifischen Risikoanforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen, können sie Ihren E-Mail-Fluss auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Ihre Spam-Filter beispielsweise so einstellen, dass Länder, von denen Sie niemals E-Mails erhalten, aggressiv blockiert werden. Gleichermaßen können Sie sicherstellen, dass E-Mails, die bestimmten Mustern entsprechen, garantiert angenommen werden – das sogenannte Whitelisting.

2. Sie sind dafür verantwortlich, den Datenschutz und die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten

Sie fragen sich vielleicht, ob Sie diese Last wirklich auf sich nehmen wollen.  Nichtsdestotrotz sind Daten ein kostbares Gut, und der E-Mail-Stream Ihres Unternehmens ist Teil davon.  In den letzten Jahren gab es immer wieder abenteuerliche Geschichten über Datensammler, einschließlich des Datenschutzskandals bei Facebook.

Wenn eine E-Mail unterwegs ist, hat sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, unabhängig davon, ob Sie eine eigene E-Mail-Infrastruktur haben oder diese an Dritte auslagern.  Wenn diese E-Mail nach der Lieferung jedoch auf einem Server angelangt ist, ist sie unverschlüsselt.  Damit kann sie durchaus von Dritten unter die Lupe genommen werden, wenn diese sich das zum Ziel gesetzt haben.

Wie haben schon Fälle gesehen, in denen die Geschäftsbedingungen eines Providers ihm das Durchsuchen der E-Mails seiner Kunden erlaubte, um zielgerichtete Werbung platzieren zu können!

Von Sicherheitsverletzungen einmal abgesehen, sorgt ein eigener E-Mail-Server dafür, dass andere keinen Zugriff auf Ihre E-Mails haben.

3. Sie haben eine engere Kontrolle über Ihre Daten

Wenn Sie Ihre E-Mails auslagern, unterliegen die Daten möglicherweise den Vorschriften des Landes, in dem Ihr Provider seinen Geschäftssitz hat. Sitzt Ihr Provider beispielsweise in den USA, und die US-Regierung verlangt die Offenlegung Ihrer Daten, muss Ihr Provider dieser Aufforderung Folge leisten.

Wir behaupten nicht, dass Sie nicht auch in anderen Ländern von Behörden gegebenenfalls zur Preisgabe von Daten aufgefordert werden, doch ist Ihnen dies dann eher bekannt, und Sie haben mehr Kontrolle über die Geschehnisse.

4. Sie können Ihr Schicksal selbst in die Hand nehmen… das gilt auch für das Service Level

Dass es immer einmal zu Ausfällen kommen kann, wissen wir alle.  Vor nicht allzu langer Zeit gab es Serviceprobleme bei Microsoft, von denen die Nutzer auf der ganzen Welt stundenlang betroffen waren.  In Situationen wie diesen keine Kontrolle zu haben, kann eine Herausforderung darstellen. Wenn Sie jedoch selbst für Ihre E-Mail-Infrastruktur verantwortlich sind, haben Sie auch die Kontrolle darüber.  Sie können Ihr Schicksal selbst in die Hand nehmen.

5. Die schlechten Sendegepflogenheiten anderer Leute haben keine negativen Auswirkungen auf Sie

Selbst wenn Sie die besten E-Mail-Praktiken der Welt haben, nutzt Ihnen das wenig, wenn Ihre E-Mail auf dem gleichen E-Mail-Server gehostet wird wie die einer Organisation, die Spam und andere bösartige E-Mails in die Welt spuckt – Sie landen vielleicht trotzdem auf einer Blocklist.

Dieses Risiko wird noch beträchtlich größer, wenn der Provider, der diesen E-Mail-Server betreibt, nur zögerlich auf Missbrauchsmeldungen reagiert und dubiose Organisationen weiterhin ihr Unwesen in seinem Netzwerk treiben lässt. Damit stürzt die Reputation ins Bodenlose.

 6. Bei Problemen sind Sie nicht auf Gedeih und Verderb einem Helpdesk ausgeliefert

„Bitte haben Sie noch einen Moment Geduld. Zurzeit sind alle unsere Mitarbeiter im Gespräch. Ihr Anruf ist sehr wichtig für uns und unser nächster freier Mitarbeiter ist schon bald für Sie da. Ihre Wartezeit beträgt zurzeit… 40 Minuten.“  Jeder von uns hat schon einmal erlebt, wie frustrierend es sein kann, ein geschäftsentscheidendes Problem über einen Help- oder Support-Desk lösen zu müssen.  Entweder geht niemand ran, oder es mangelt an der erforderlichen technischen Kompetenz.

Wenn Sie Ihren eigenen Mail-Server betreiben, können Sie fehlgeschlagene Nachrichtenübertragungen und andere damit zusammenhängende Probleme schnell lösen.  Dabei ist es besonders hilfreich, sich die Gründe für falsch positive Ergebnisse ansehen und direkt beheben zu können.

Sollte jeder einen eigenen E-Mail-Server haben?

Nein! Natürlich kann nicht jeder eine eigene E-Mail-Infrastruktur betreiben. Und wenn E-Mail-Server nicht korrekt eingerichtet sind, können dadurch zahlreiche Probleme entstehen, auch in puncto Sicherheit und Übermittlung.

Allerdings finden wir, dass IT-Teams und die Geschäftsführung sich gut überlegen sollten, wie man die Unternehmens-E-Mail verwaltet, und sich auch die Vorteile einer eigenen E-Mail-Infrastruktur vor Augen führen sollten. Wenn Sie dies in Betracht ziehen oder bereits entschieden haben, empfehlen wir Ihnen unsere Top-Tipps für den Betrieb Ihres eigenen E-Mail-Servers. Dort zeigen wir einfache Maßnahmen, die zum Gelingen beitragen.