Die 10 (+1) besten Tipps für den Betrieb Ihres eigenen Mail-Servers

Während sich unter der Oberfläche des E-Mail-Ökosystems viele kleine komplizierte Details verbergen, sind es häufig die grundlegenden Dinge, die dem Administrator eines Mail-Servers zum Erfolg verhelfen können. Hier sind unsere besten Tipps, mit denen Ihnen der Einstieg in die Verwaltung Ihrer eigenen E-Mail-Infrastruktur gelingt.

1) Richten Sie ein gültiges inverses DNS für Ihren Mail-Server ein

E-Mail hängt stark vom DNS ab. Das Erste, was häufig konfiguriert werden muss, ist ein MX-Eintrag, dem zu entnehmen ist, wohin die E-Mail für eine spezifische Domain hingeschickt werden muss. Das DNS spielt beim Versand von E-Mails jedoch eine noch wichtigere Rolle: Bei Ihrem Mail-Server muss das richtige inverse DNS eingerichtet sein.

Ein gültiges inverses DNS (auch PTR-Record genannt) zu haben, ist meistens die Grundvoraussetzung dafür, dass Ihre E-Mail überhaupt irgendwo angenommen wird. Und das funktioniert noch besser, wenn der inverse Wert an die IP zurückverweist und das DNS sowohl bei der Vorwärts- als auch Rückwärtssuche übereinstimmt.

2) Beschaffen Sie sich eine eigene IP-Adresse für Ihren Mail-Server und begrenzen Sie die Nutzung des Ausgangs-Ports 25

Man kann beispielswiese schnell Büroverkehr und Mail-Server-Verkehr verwechseln, wenn alles hinter derselben IP-Adresse steckt. Dies kann jedoch Probleme verursachen: Beeinträchtigte Endnutzergeräte können online Schlimmes anrichten, während sie dieselbe externe IP-Adresse des Mail-Servers verwenden.

Beschaffen Sie sich eine eigene IP-Adresse für Ihren Mail-Server oder sorgen Sie dafür, dass angemessene Firewall-Regeln in Kraft sind, sodass die Nutzung des Ausgangs-Ports 25 auf Mail-Server begrenzt wird. So ersparen Sie sich möglicherweise eine Menge Ärger.

3) Routen Sie den GESAMTEN Verkehr über Ihre Mail-Server

E-Mails kommen nicht immer von E-Mail-Clients aus Ihrem Unternehmen. Auch Server, Drucker und andere Geräte können gelegentlich Nachrichten versenden.

Routen Sie den gesamten Verkehr über Ihren Mail-Server, damit Sie wissen, was wohin gesendet wird. Außerdem ist so sichergestellt, dass die Nachrichten korrekt versendet werden.

Zu guter Letzt können angemessene Anti-Spam-Kontrollen bei internen Problemen verhindern, dass sich die Schäden auch außerhalb Ihres Netzwerks ausbreiten.

4) Weisen Sie so viele bösartige E-Mails wie möglich schon beim ersten Verbindungsaufbau und am SMTP-Gateway ab

Über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) kann der Absender vom Ergebnis der Übermittlung benachrichtigt werden. Wenn Sie möglichst viele (potenziell) bösartige E-Mails schon während der Übertragung abweisen, wird der Absender sofort darüber informiert, dass die Mail nicht beim Empfänger angekommen ist.

Indem Sie diese Funktion nutzen, ist für den Absender direkt klar, dass die Übertragung fehlgeschlagen ist. Das verhindert möglicherweise eine Missverständnisse zwischen den Parteien. Eine E-Mail zunächst anzunehmen und dann doch noch abzuweisen, gilt als schlechte Gepflogenheit.

5) Setzen Sie eine E-Mail-Authentifizierung ein

Aufgrund des Charakters des SMTP-Protokolls ist es für jeden bösartigen E-Mail-Versender einfach, Domains zu nutzen, die ihm nicht gehören. Doch dank Standards zu Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM), Domain-based Message Authentication und Reporting & Conformance (DMARC) ist es ebenso leicht, die Schäden zu begrenzen, die sich auf diese Weise anrichten lassen.

Setzen Sie diese Standards ein, wo und wann immer möglich. Sie verhindern so Schäden, die entstehen, wenn andere Akteure Mails in Ihrem Namen versenden. SPF, DKIM und DMARC werden zusammen oft als E-Mail-Authentifizierung bezeichnet.

6) Richten Sie einen „Sender Policy Framework“-Eintrag in Ihrem DNS ein

Richten Sie unbedingt einen SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) in Ihrem DNS ein und sorgen Sie dafür, dass er so spezifisch wie möglich ist und die IP-Adressen einschränkt, denen es erlaubt ist, unter Ihrer Domain E-Mails zu versenden. Richten Sie außerdem DKIM ein, um ausgehende E-Mails zu signieren. Beides trägt zu einer soliden E-Mail-Konfiguration bei.

7) Richten Sie DKIM ein, um Ihre E-Mails zu signieren

Während ein Empfänger mit SPF prüfen kann, ob eine IP-Adresse überhaupt E-Mails über Ihre Domain senden darf, kann mit DKIM verifiziert werden, dass die Mail, die angeblich von einer Domain kommt, vom Inhaber dieser Domain auch tatsächlich autorisiert wurde. Auch hier kann durch DNS eine Suche ausgeführt werden, bei der ein öffentlicher Schlüssel Teile der E-Mail verifiziert. Auf diese Weise wird Domain-Spoofing in E-Mails praktisch eliminiert.

8) Richten Sie DMARC ein, um Probleme für den Empfänger zu lösen, falls SPF oder DKIM ausfallen.

Auch wenn SPF und DKIM für die Verifizierung eingesetzt werden, ist weiterhin unklar, was ein Empfänger tun sollte, wenn eine der beiden Komponenten ausfällt. DMARC löst dieses Problem durch die Veröffentlichung einer Richtlinie im DNS.

9) Verwenden Sie den gleichen Domain Name für Vorwärts- und Rückwärts-DNS und die gesamte Authentifizierung

Je häufiger die gleiche Domain für alle diese Tipps verwendet wird, umso besser. So kann ein Empfänger leichter erkennen, dass wirklich Sie selbst mit ihm kommunizieren und nicht irgendein Betrüger.

Verwenden Sie den gleichen Domain Name für Vorwärts- und Rückwärts-DNS für den E-Mail-Absender und die gesamte Authentifizierung. In der Branche wird dies als Alignment bezeichnet; wir nennen es gesunden Menschenverstand.

10) Wählen Sie Ihre Domain mit Bedacht und nutzen Sie Subdomains richtig

Viele unserer Tipps beziehen sich auf das DNS – das bedeutet, dass ein Domain Name involviert ist. Wählen Sie Ihren Domain Name mit Bedacht, da viele E-Mail-Systeme die Domain-Reputation berücksichtigen, wenn sie entscheiden, wie eine E-Mail behandelt wird.

Wenn Sie alle Authentifizierungsstandards einrichten, können Sie die Reputation Ihrer Domain verbessern. Und schließlich sollten Sie Ihre Haupt-Domain nutzen, wann immer dies möglich ist: Es ist viel besser, marketing.example.com und news.example.com zu haben als example-news.com und example-mkt.com.

11) Setzen Sie unbedingt robuste E-Mail-Filtermethoden ein

Zu guter Letzt: Seien Sie vorsichtig, welche E-Mail Sie annehmen. Wenden Sie unbedingt vernünftige Filtermethoden an, um zu verhindern, dass bösartige E-Mails an Ihre Nutzer zugestellt werden. Sie können nicht verhindern, dass bösartige Mails verschickt werden, doch Sie können ganz sicher dafür sorgen, dass nur die Guten überhaupt ins Töpfchen kommen.

Es läuft gut…

Wenn Sie all diese Tipps beherzigen, werden Sie feststellen, dass der Betrieb einer eigenen E-Mail-Infrastruktur kein Hexenwerk ist. Im Gegenzug gewinnen Sie die Freiheit, die Dinge nach Ihrem Gutdünken zu regeln – Sie haben Ihr Schicksal selbst in der Hand.

Jetzt ist es an der Zeit, sich auf ++Domain Name System Blocklists (DNSBLs)++ zu konzentrieren, die Ihnen dabei helfen können, mit Spam und anderen bösartigen E-Mail-Eingängen fertigzuwerden. Bis dahin: Safe Mailing!